Vedtekter for Neptunklubbene


Medlemskap

Alle fast sokkelansatte og midlertidig ansatte med minst 1 års kontrakt i StatoilHydro samt pensjonister er medlemmer. Adgang til medlemskap gis også etterlatte i inntil 5 år, eller til eventuelle barn fyller 18 år. En ansatt kan bare være medlem av en Neptunklubb om gangen. Den ansattes boadresse avgjør klubbtilhørighet. Kun i spesielle tilfeller kan dette prinsipp fravikes. Overgangen til en annen klubb skal normalt skje fra nytt kalenderår. Overgang til ny klubb må meldes skriftlig. Medlemsskapet opphører straks en person slutter i selskapet.

Økonomi

Klubbene drives av velferdsmidler tildelt etter søknad fra Statoil og egenandel fra medlemmene. Hver klubb setter opp budsjett for kommende år som skal godkjennes av Neptunklubbens årsmøte. Utgangspunktet for budsjettet er medlemstallet pr. 31.12. 

Retningslinjer for arbeidet

Selskapets overordnede målsetting for velferdsarbeidet legges til grunn for arbeidet i Neptunklubbene. Hver klubb velger sitt styre som består av minimum 3, maksimum 7 medlemmer.
Styret konstituerer seg selv og disse funksjonene skal dekkes: Leder, nestleder og kasserer.
Styret velges for 2 år om gangen og valget bør organiseres slik at kontinuteten i styret opprettholdes.
Styremøte avholdes etter behov, men ved årets slutt skal det avholdet et møte der tilbakemelding på alle planlagte og gjennomførte arrangement oppsummeres.

Dersom en person slutter i styret i valgperioden, supplerer styret seg selv fram til første valg.
Medlem, samt ektefelle/samboer og barn har rett til å delta i de aktiviteter som gjennomføres av den klubben de har medlemsskap i. Dersom et medlem ikke har ektefelle/samboer, kan annet familiemedlem tas med etter spesiell avtale. Ved reiser og større arrangement, må vedkommende selv dekke utgiftene.

Klubbene skal drives som ikke forretningsmessige organisasjoner.

Valg

Neptunstyret utpeker et valgstyre på 2 medlemmer for 2 år om gangen. Valgstyrets medlemmer har ikke anledning til å stille til valg. Alle medlemmer har rett til, etter henvendelse fra valgstyret, å sende inn forslag på styrekandidater. På bakgrunn av innkomne forslag sender valgstyret ut liste over de kandidater flest har foreslått. Denne listen bør inneholde minst dobbelt så mange navn som kandidater på valg. Kandidatene må være forespurt. Innen 15. november sender medlemmene sine stemmesedler til valgstyret.

Dersom valgstyret finner det mest hensiktsmessig kan en benytte elektronisk valg.

Valgresultatet skal være sendt kontaktpersonene innen 1. desember.

Bare sedler med det antall navn som står på valg, er gyldig. Valget foregår på denne måten: Stemmeseddelen legges i lukket konvolutt. Denne legges så inn i en annen konvolutt med stemmegiverens navn. Deretter oversendes de to konvoluttene til valgstyret. De kandidatene som har fått flest stemmer er valgt. Ved stemmelikhet for siste kandidat, foretas loddtrekning.

Neptunrådet

Neptunrådet er det overordnede organ for Neptunklubbene. Neptunrådet møtes om høsten. Neptunrådet drøfter det generelle velferdsarbeidet i bedriften, endringer i vedtekter, samt arrangementer av felles interesse. Saker som ønskes tatt opp på møte i Neptunrådet sendes koordinator senest 4 uker på forhånd. Innkalling til Neptun rådsmøte sendes ut senest tre uker på forhånd både email på jobb og til hjemmeadressa.

Ekstraordinært møte i Neptunrådet innkalles når minst 7 av klubbene krever det. Endringer i vedtektene kan bare skje etter flertallsvedtak på møte i Neptun-rådet. 

 


Felles administrative retningslinjer for Neptun-klubbene

ANGÅR:

Alle som er tilsluttet Neptun-klubbene

FORMÅL:

Fastlegge retningslinjer for medlemskap og budsjettering samt bruk av midler avsatt til drift av klubbene og deres aktiviteter.

MEDLEMSKAP

 

INNMELDING

 

Ved nyansettelse skal personalavdelingen i den enhet vedkommende ansettes, registrere medlemskap i Neptun ved tiltredelse. Boligadresse, kommunegrense og postnummer avgjør tilhørigheten.

 

MEDLEMSLISTER

 

Personalavdelingen, v/Neptun koordinator, sender medlemsoversikt til den enkelte klubb på forespørrsel. Medlemsoversikt vil inneholde Neptuntilhørighet, navn, hjemmeadresse, kontoradresse, telefon og avdeling.

 

OVERFØRING AV MEDLEMSKAP

 

Endring av tilhørighet meldes skriftlig til leder i den klubben man går ut av. 
Kopi sendes mottagende klubb og personalavdelingen, v/Neptun koordinator, Stavanger. 
Skifte av klubb skal kun skje hvis det er endring i boadresse. Ønske om skifte av klubb på annet grunnlag må fremmes ved skriftlig søknad til avgivende klubb. Søknaden må være begrunnet og anbefalt av avgivende klubb og mottakende klubb før overgang effektiviseres.

Neptun sekretær registrerer fortløpende overgang. Budsjettmessig gjelder overføringen fra 1.1. påfølgende år.

Karantene

Statoil ansatte eller ledsager som deltar på arrangementer, arrangert av Neptun klubbene, må opptre slik at det ikke skaper uakseptabel oppførsel/sjenanse eller forutsaker skade på mennesker eller eiendom. Om så skulle forekomme, vil det enkelte medlem få skriftlig advarsel, eller bli ekskludert fra videre arrangementer ett år fram. Det vil ved slike tilfeller vurderes av Neptun klubbstyret å tilbakemmelde til lokal PO-enhet


 

Neptun-rådet

Generelt

 

Neptun-rådet består av ledere i Neptun klubbene, ledere i BIL-sokkel og representanter fra bedriften.
Rådet skal påse at bruken av tildelte midler og kontroll av denne er i samsvar med gjeldende retningslinjer og ikke bryter norsk skattelov.


 

Prosedyre for budsjettering / Bruk av midlene

Generelt

De lokale klubbene skal bruke midlene på en økonomisk måte og i medlemmenes interesse. En kasserer vil bli valgt av hvert styre. Kasserer etablerer et regnskapssystem godkjent av revisjonen, og sørger for at alle utbetalinger er skikkelig dokumentert.

 

Karantenetid

Medlemmer som ikke har betalt egenandelen for arrangement de har deltatt på, utelukkes fra videre deltakelse inntil oppgjør finner sted.

 

Budsjettering


1. Hver Neptunklubb lager et driftsbudsjett som godkjennes av klubbens årsmøte.

2. Ekstraordinære utgifter i f.m. større prosjekter, skal presenteres som egne budsjettforslag

3. Budsjettåret er 1. januar - 31. desember og budsjettforslaget vil basere seg på antall medlemmer iflg. tilsendt medlemsoversikt pr. 31.12. Klubbene mottar en fastsatt del av velferdsmidlene i januar måned basert på et årlig driftstilskudd pr. medlem.

Regnskap, årsberetning og eventuell søknad om overføring av midler til neste års drift sendes koordinator før utgangen av februar. Resterende midler overføres i mars mnd.

4. Revisjon av Neptunklubbens regnskap revideres av valgt revisor.

Bruk av midlene
1. Midlene skal brukes i forhold til godkjent budsjett. Alle utgifter skal dokumenteres med bilag og klubbene skal føre utførlig regnskap.

2. Originalbilag vedrørende innleid hjelp sendes personalavd. for videre behandling. Kopi av skattekort vedlegges. Kopi av bilagene oppbevares av klubbens kasserer etter at regnskap, årsberetning og eventuell søknad om overføring er mottatt i personalavdelingen.

 


ADGANG TIL Å TA FRI

Adgang til å ta fri for klubbens tillitsvalgte

Neptunråd:
- Klubbens ledere skal gis fri med lønn for å delta på Neptunrådsmøte
- Klubbene kan møte med en styrerepresentant i tillegg til leder.Det bør velges en som har fri. 
- Reiseregning belastes deltakernes avdeling
- Diett gis ikke.

Temakveld:
- Arrangeres av 1 klubb hvert år
- Arrangementet gjentas med 14 dagers mellomrom for å gi alle anledning til å delta i friperioden.
- Plattformsjefen kan innvilge permisjon med lønn etter søknad dersom likevel et spesielt behov for å få fri oppstår. (begrenset til klubbens ledelse).
- Reiseutgifter belastes deltakernes avdeling
- Diett gis ikke

Styremøter:
- Styremøter legges så langt det er mulig til fritid. Dersom noe av møtevirksomheten må legges til arbeidstid, trekkes det ikke i lønn.
- Plattformsjefen kan innvilge permisjon etter søknad i hvert enkelt tilfelle.
- Reiseutgifter belastes klubben
- Diett gis ikke

Idrettsarrangement:
- Permisjon med lønn gis ikke.
- Permisjon uten lønn kan gis.
- Reiseutgifter dekkes etter fastsatte regler.
- Det gis ikke diett